7 consigli utili per organizzare meeting di successo

Le riunioni sono il cuore del buon funzionamento di un’azienda. Ad esse si deve il successo o il fallimento di una compagnia, e sono spesso il motivo di un’elevata produttività aziendale. Durante una riunione infatti si prendono decisioni importanti, si risolvono insieme dei problemi o si definiscono delle nuove strategie su come essere produttivi. Organizzare e partecipare ai meeting è quindi di estrema importanza, sempre che questi siano pianificati efficientemente. Sono difatti molte le aziende che hanno difficoltà a programmare dei meeting di successo, non riuscendo di conseguenza a migliorare la performance del team. Se ti trovi in questa situazione, questa guida su come organizzare dei meeting efficienti ti sarà d’aiuto. Continua a leggere! 

Sommario

1. Identifica lo scopo della riunione
2. Crea e invia un ordine del giorno
3. Seleziona accuratamente i partecipanti
4. Conduci la riunione
5. Prendi appunti e usa un software condivisibile
6. Programma meeting di massimo 45 minuti
7. Dai un seguito al meeting
   
   

Sai qual è il segreto per organizzare una riunione di successo? Ci sono indubbiamente molti fattori importanti da non trascurare, ma uno in particolare si trova alla base di tutto: la fase di pre-meeting. Essa rappresenta l’80% della buona riuscita di una riunione. In questa prima fase devi identificare lo scopo della riunione.

Chiediti innanzitutto se è veramente necessaria. I meeting sono utili se hanno uno scopo, altrimenti rubano soltanto minuti preziosi che si potrebbero impiegare lavorando. Se decidi di procedere, domandati cosa vuoi ottenere, qual è il motivo dell’incontro? Lo scopo influenzerà la pianificazione dell’incontro stesso quindi deve essere chiaro fin dall’inizio. Alcuni motivi potrebbero essere:

• Sviluppare un nuovo progetto
• Fare il punto della situazione
• Risolvere un problema
• Prendere una decisione importante
• Raccogliere e/o comunicare informazioni 
• Motivare il team

Facendo chiarezza sul tema che si andrà a trattare, i partecipanti non dovranno fare ipotesi sull’obiettivo della riunione, chiedersi perché la loro presenza sia necessaria e perché devono partecipare.  

Una volta definito l’obiettivo della riunione, è buona abitudine stilare un ordine del giorno e inviarlo in anticipo ai partecipanti. L’ordine del giorno è essenziale per strutturare il meeting. Senza, si rischierebbe di andare fuori tema o di non sapere cosa dire dopo aver terminato un punto.

L’ideale, prima di presentare l’ordine del giorno vero e proprio, è fare una breve introduzione iniziale in cui spiegare cosa si farà, perché, come, e dove porterà. Dopodichè ti consigliamo di elencare i punti della riunione nel modo più chiaro possibile definendo gli argomenti, gli obiettivi, i partecipanti, i responsabili, e i tempi previsti per i vari interventi. Leggi l’ordine del giorno all’inizio della riunione. 

Più un ordine del giorno è preciso, più saranno alte le possibilità che il meeting sarà efficiente. Inoltre, i partecipanti verranno preparati sapendo già quali punti richiederanno una particolare attenzione. 

Concorderai sul fatto che in un’azienda il tempo è denaro. Per questo devi assicurarti di selezionare i partecipanti giusti, quelli essenziali, e di assegnare loro il ruolo più adatto. E’ fondamentale invitare solo le persone di cui hai assolutamente bisogno per non far perdere del tempo a nessuno, e affinchè i partecipanti scelti possano contribuire in maniera veramente significativa alla riunione. In questo modo sfrutterai al meglio il loro tempo anziché farlo perdere. 

In più, assegnando un ruolo ridurrai i partecipanti "spettatori" e motiverai i colleghi facendoli partecipare attivamente al meeting. Si sentiranno molto più produttivi. Ovviamente, dopo aver definito chi parteciperà, ricordati di mandare gli inviti (insieme all’ordine del giorno)!

Se la presenza di un collaboratore non è poi tanto fondamentale, inviagli semplicemente gli appunti del meeting. Resterà così aggiornato sul tema senza bisogno di spendere del tempo partecipandovi. 

E’ terminata la fase pre-meeting, la riunione è cominciata. Se sei il leader, devi esserne in pieno controllo e mostrarti sicuro. Ricorda che l’andamento, il tempo speso e i risultati saranno responsabilità tua. Fa in modo che il meeting sia veramente utile e motivante altrimenti i tuoi collaboratori penseranno che le tue riunioni sono un’inutile perdita di tempo. 

Per condurre una riunione di successo, in caso non ci siano altri interventi oltre al tuo, ti consigliamo di non fare un monologo in cui parli soltanto tu. I partecipanti non si sentiranno coinvolti e finiranno per annoiarsi per tutto il tempo. Quello che dovresti fare invece, è scambiare qualche chiacchiera con loro all’inizio del meeting, in modo da connettervi prima di affrontare il tema della riunione. 

Dopodichè, è bene incoraggiare attivamente la loro partecipazione invitando a fare domande o ponendole tu stesso a loro. Lasciali quindi esprimere, falli sentire ascoltati, importanti. In particolare, se durante la riunione si deve prendere una decisione, non imporre la tua bensì fai modo che tutte le opinioni siano prese in considerazione. Questo creerà un forte rapporto di fiducia che avrà poi un riscontro positivo sul loro rendimento. Infine ringraziali per il loro tempo e falli sentire veramente stimati/apprezzati per il lavoro che svolgono. Usciranno dalla riunione soddisfatti, motivati e più produttivi che mai. 

Nel corso di un meeting è essenziale prendere appunti e documentare quello che succede. Farlo ti permette di poter inviare gli appunti a chi non ha potuto partecipare, e non devi cercare di ricordare a distanza di tempo quello che è stato detto e quando. Assegna a qualcuno il compito di redigerli. 

Questi appunti, tramutati alla fine in verbali, devono essere un quanto più chiaro riassunto degli argomenti trattati, le decisioni che si sono prese e le azioni di follow-up fissate. Deve essere semplice. Basterà seguire l’ordine del giorno e usare un elenco puntato. 

Al fine di velocizzare la condivisione del verbale, è estremamente utile e vantaggioso prendere appunti su dei tools a cui ha accesso il resto del team. Mettetevi dunque d’accordo sul tool da utilizzare, che sia Notion, Confluence o Google Docs.

Come affermato precedentemente, il tempo è prezioso. A meno che non sia veramente necessario, cerca di non fare riunioni di un’ora. Solitamente un massimo di 45 minuti sono più che sufficienti per trattare qualsiasi argomento. I partecipanti lo apprezzeranno. Avranno tempo per prepararsi alla prossima riunione, in caso ne avessero un’altra, e di concedersi una breve pausa. Con un’ora di meeting non avrebbero tempo per prendere appunti una volta giunti alla fine. E se la riunione si protraesse oltre il tempo previsto, arriverebbero in ritardo alla prossima. 

Il post-meeting è una fase estremamente importante spesso trascurata. Un meeting non è concluso una volta giunto al termine. Affinché risulti efficace al 100% è essenziale tirarne le somme finalizzando il verbale e distribuendolo a tutti. Prima sarà diffuso ai tuoi collaboratori, prima potranno mettere in pratica le azioni di follow-up. 

Un altro step altrettanto fondamentale consiste nel raccogliere feedback da tutti i partecipanti. Queste informazioni sono preziosissime in quanto ti aiuteranno a capire se i tuoi colleghi sono soddisfatti o meno, e che aspetti migliorare per le prossime riunioni. Inoltre, permettere che ciascuno contribuisca al miglioramento dei meeting farà sentire tutti più apprezzati e migliorerà l’ambiente lavorativo. 

Ora hai tutti gli strumenti per organizzare un meeting di successo. Speriamo che questa piccola guida ti sia stata utile!