¿Quieres crear una empresa en España pero no sabes por dónde empezar ni qué papeles necesitas? En 2024, se crearon 117.990 nuevas empresas en el país, un 9,1 % más que el año anterior, según el Instituto Nacional de Estadística (INE). Sin embargo, el 40 % de los emprendedores enfrentaron obstáculos por no tener la documentación adecuada, según un informe de Legálitas.
Emprender con éxito no solo depende de una buena idea, sino también de cumplir con los trámites legales y preparar los documentos necesarios. Tanto si eres español como extranjero, conocer los requisitos administrativos es clave para evitar retrasos y errores costosos.
👉 En esta guía te explicamos paso a paso:
- Qué documentos necesitas para crear tu empresa
- Cuáles son los trámites obligatorios en 2025
- Cómo herramientas como Yousign pueden ayudarte a firmar digitalmente documentos esenciales como estatutos o poderes
Los pasos necesarios para crear una empresa en España
Antes de sumergirnos en cada documento, conviene conocer la secuencia básica de trámites necesarios para crear una empresa. Estos son los pasos que casi cualquier emprendedor deberá seguir:
- Elegir la forma jurídica de la empresa (autónomo, Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, cooperativa, etc.).
- Solicitar el certificado negativo de denominación social, que acredita que el nombre elegido no está registrado.
- Abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y depositar el capital social (si aplica).
- Redactar los estatutos sociales, donde se definen las normas internas.
- Firmar la escritura pública de constitución ante notario.
- Obtener el NIF provisional en Hacienda.
- Liquidar el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD) si corresponde.
- Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil Provincial.
- Solicitar el NIF definitivo y dar de alta censalmente la empresa.
- Afiliar y dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social, si procede.
- Comunicar la apertura del centro de trabajo.
- Obtener licencias de actividad municipales, si corresponde.
La claridad en todos estos pasos te permitirá organizar y planificar cada etapa del proceso de creación de tu empresa y así preparar la documentación necesaria para cada etapa. A continuación, te explicamos con detalle cada documento y sus características.
Documentos y requisitos legales necesarios
La documentación requerida para crear una empresa en España varía según la forma jurídica elegida y la actividad que se vaya a desarrollar, pero en todos los casos es imprescindible contar con ciertos documentos que acrediten la existencia legal de la sociedad, la identidad de los socios y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y registrales.
Preparar estos documentos con antelación te permitirá evitar retrasos y agilizar el proceso de constitución. Desde el certificado negativo de denominación social hasta la escritura pública de constitución, cada trámite tiene requisitos específicos que conviene conocer en detalle antes de iniciar el registro.
Certificado negativo de denominación social
- ¿Qué es? Es un documento expedido por el Registro Mercantil Central que certifica que la denominación de tu empresa es única y no coincide con ninguna otra ya inscrita.
- ¿Cómo se obtiene? Se solicita online o presencialmente ante el Registro Mercantil Central.
Importante:
Tiene una vigencia de tres meses, prorrogables otros tres.
Estatutos sociales
- ¿Qué contienen? Recogen las normas internas que regirán la sociedad y determinan aspectos clave de su funcionamiento:
- Nombre y objeto social: Indica el nombre oficial de la empresa y describe de manera detallada la actividad o actividades que desarrollará.
- Domicilio: Establece la dirección fiscal y social donde estará registrada la empresa.
- Capital social: Define el importe total del capital aportado por los socios y cómo se distribuye entre ellos.
- Régimen de administración: Regula quiénes se encargarán de la gestión y representación de la sociedad (administrador único, consejo de administración, etc.).
- Distribución de beneficios: Detalla cómo se repartirán los beneficios y dividendos entre los socios.
Recomendación:
Es aconsejable que los redacte un asesor especializado para evitar errores que puedan dificultar cambios futuros.
Escritura pública de constitución
¿Quién la formaliza?
- Un notario.
¿Qué incluye?
- Identidad de los socios.
- Aportaciones de capital.
- Estatutos.
- Nombramiento de administradores.
A tener en cuenta:
Debes presentar el certificado negativo de denominación y justificante del depósito bancario del capital.
Certificado bancario del depósito del capital social
- ¿Para qué sirve? Acredita que los socios han ingresado el capital mínimo exigido (por ejemplo, 3.000 € en una Sociedad Limitada).
- ¿Cuándo se presenta? Antes de firmar la escritura de constitución.
NIF provisional
- ¿Qué es? Es un Número de Identificación Fiscal temporal que se asigna a la empresa tras su constitución para poder operar legalmente desde el inicio.
- ¿Dónde se tramita? Se solicita en la Agencia Tributaria (AEAT) presentando el modelo 036 junto con la escritura de constitución.
- Vigencia: Es válido de forma temporal y debe sustituirse por el NIF definitivo en un plazo de 6 meses desde su emisión.
Liquidación del ITP/AJD
- ¿Por qué hay que pagarlo? Porque la constitución de sociedades está sujeta a este impuesto (aunque en muchas comunidades autónomas está bonificado al 100%).
- ¿Dónde se liquida? En la oficina tributaria de la comunidad autónoma.
Inscripción en el Registro Mercantil Provincial
- ¿Qué efecto tiene? La inscripción dota a la sociedad de personalidad jurídica plena, permitiendo operar con responsabilidad limitada.
- ¿Plazo? Debe realizarse en el mes siguiente a la firma de la escritura pública de constitución ante notario.
Alta censal y obligaciones fiscales
- ¿Cómo se hace? Presentando en Hacienda los modelos 036 o 037, en función del régimen elegido y el tamaño de la empresa.
- Finalidad: Comunicar el inicio de actividad, definir el régimen de IVA, retenciones de IRPF e Impuesto de Sociedades, y declarar la modalidad contable aplicable.
Licencias y comunicación de apertura
- Licencia de actividad: Requerida si la empresa va a utilizar un local comercial, taller u oficina abierta al público; se solicita en el ayuntamiento correspondiente.
- Comunicación de apertura: Obligatoria ante la autoridad laboral de la comunidad autónoma antes del inicio efectivo de la actividad productiva.
Consideraciones específicas para emprendedores extranjeros
Si no tienes nacionalidad española o la residencia fiscal en España, debes considerar algunos trámites adicionales:
- Número de Identificación de Extranjero (NIE): obligatorio para cualquier gestión.
- Poderes notariales legalizados: si actúas en representación de otra sociedad extranjera.
- Apostilla de La Haya: para documentos públicos extranjeros.
- Traducción jurada: todos los documentos deben estar en castellano.
- Certificación fiscal de residencia: en caso de aplicar convenios de doble imposición.
Nota importante:
Muchos extranjeros optan por la Sociedad Limitada porque permite un registro rápido y facilita la obtención del NIF y el alta censal.
Tipos comunes de estructuras empresariales y sus implicaciones
Es clave elegir bien la forma jurídica de tu negocio porque determina:
- Grado de responsabilidad de los socios.
- Requisitos de capital mínimo.
- Fiscalidad aplicable.
- Costes de constitución.
Aquí te presentamos un resumen de las principales opciones:
Tipo de entidad | Responsabilidad | Capital mínimo | Ventajas / Uso habitual | Desventajas |
|---|---|---|---|---|
Empresario individual (autónomo) | Ilimitada | No se exige | Trámites más sencillos, control total del negocio | Responde con su patrimonio personal, mayor riesgo |
Sociedad Limitada (SL) | Limitada al capital aportado | 3.000 € | Forma jurídica flexible, ideal para pymes, startups y negocios familiares | Más trámites y obligaciones contables que un autónomo |
Sociedad Anónima (SA) | Limitada | 60.000 € | Adecuada para grandes inversiones, posibilidad de cotizar en bolsa, facilidad para atraer capital | Mayor coste inicial y requisitos legales más complejos |
Cooperativas | Compartida | Variable según estatutos | Propiedad y gestión compartida entre socios, beneficios repartidos | Toma de decisiones más lenta, reparto obligatorio de beneficios |
Sociedades laborales | Mayoría del capital en manos de los trabajadores | Variable según tipo | Favorece la participación y estabilidad laboral | Limitaciones en transmisión de acciones, menor atractivo para inversores externos |
Comunidad de bienes | No tiene personalidad jurídica | No se exige | Fácil de constituir, adecuada para pequeños proyectos con varios propietarios | Responsabilidad ilimitada y solidaria de los socios, sin separación patrimonial |
Importante:
En cualquier estructura, la firma electrónica avanzada permite realizar muchos trámites sin desplazamientos.
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Las soluciones de firma electrónica avanzada están reconocidas por notarios, registros mercantiles y administraciones públicas, reducen significativamente los tiempos de constitución y minimizan los costes de gestión documental, ofreciendo a los emprendedores una forma segura y eficiente de comenzar su negocio.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué documentos necesito para crear una empresa en España?
Certificado negativo, estatutos, escritura notarial, NIF provisional, certificado bancario, liquidación del impuesto de actos jurídicos documentados, inscripción en el Registro Mercantil, alta censal y, si procede, licencias de actividad.
¿Qué requisitos adicionales tienen los extranjeros?
NIE, apostillas, traducción jurada y certificaciones fiscales.
¿Cuánto tarda el proceso de constitución?
Entre 10 y 30 días, según rapidez en la presentación de documentación.
¿Puedo usar firma electrónica?
Sí, y de hecho es recomendable. Facilita todo el proceso.
¿Qué obligaciones tengo tras crear la empresa?
Contabilidad, presentación de impuestos, legalización de libros y depósito de cuentas anuales.
Conclusión
Crear una empresa en España es más sencillo si conoces cada paso y preparas la documentación con antelación. Desde el certificado de denominación hasta el alta censal, cada trámite tiene requisitos concretos que conviene planificar cuidadosamente. Además, si eres extranjero, tendrás que cumplir con requisitos adicionales de identificación y legalización documental.
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