E-Signaturen: Das Herzstück moderner HR-Abteilungen
Die Digitalisierung verändert das Personalwesen grundlegend, und E-Signaturen sind dabei ein zentraler Baustein. Sie ermöglichen es, Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente schnell und rechtsgültig elektronisch zu unterzeichnen, was den Unterzeichnungsprozess erheblich beschleunigt. Dies führt zu signifikanten Zeitersparnissen und einer deutlichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands.
E-Signaturen bieten durch den Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien zudem ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit, was die Integrität der Daten sicherstellt. Mitarbeiter und Personalverantwortliche können Dokumente flexibel und unabhängig vom Standort unterzeichnen, was besonders in Zeiten vermehrter Remote-Arbeit von großem Vorteil ist.
“Für eine moderne HR-Lösung gehört eine E-Signatur einfach mit dazu.”
HRlab setzt auf Datensicherheit und rechtsgültige E-Signaturen
Für HRlab war die einfache Bedienung und der moderne Look bei der Auswahl des E-Signatur-Anbieters von größter Bedeutung.
“Yousign hat eine sehr gute und einfach zu implementierende Schnittstelle. Das Team von Yousing hat uns dabei professionell und partnerschaftlich unterstützt. Besonders gefallen hat uns zudem das transparente und faire Pricing. Insgesamt schätzen wir die Zusammenarbeit sehr.”
Eine weitere Stärke von Yousign liegt darin, dass unsere Kunden in der Regel weniger als zwei Wochen benötigen, um die Lösung vollständig zu implementieren. Wir bieten damit eine besonders einfache und benutzerfreundliche Lösung, was die Implementierung und Nutzung für alle Beteiligten erleichtert.
Zuletzt war die Compliance und die Sicherheit der E-Signaturen ein bedeutendes Thema. Es war entscheidend, einen europäischen Anbieter zu finden, nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für dessen Kunden. Die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen spielte dabei eine zentrale Rolle, um sicherzustellen, dass alle sensiblen Daten geschützt bleiben. Dies ist besonders wichtig, da HRlab mit hochsensiblen und kritischen Daten arbeitet. Die Wahl eines europäischen Anbieters anstelle eines amerikanischen garantierte, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und das Vertrauen der Kunden in die Datensicherheit gestärkt wird.
“Wir haben uns insbesondere auch für Yousign entschieden, weil es ein europäischer Anbieter ist, der entsprechend zertifiziert, also innerhalb der EU anerkannt ist.”
Die E-Signatur: Ein Muss für modernes HR-Management
Die Digitalisierung revolutioniert das Personalwesen, und eine zentrale Rolle spielt dabei die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Die QES ist das einzige digitale Äquivalent zur handschriftlichen Signatur, das rechtlich vollständig anerkannt ist. Sie bietet höchste Sicherheit und eignet sich besonders für Dokumente mit hohen Haftungsrisiken.
Im Personalwesen können zahlreiche wichtige Dokumente mit der QES unterzeichnet werden, darunter befristete Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Durch die Nutzung der QES wird nicht nur der Unterzeichnungsprozess beschleunigt, sondern auch die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Effizienz erheblich.
Zusammengefasst macht die E-Signatur (und die QES) das Personalwesen sicherer, effizienter und flexibler. Sie ist ein unverzichtbares Tool für moderne HR-Abteilungen und treibt die digitale Transformation entscheidend voran.
“Die E-Signatur wird verwendet für Bescheinigungen, die betätigt werden müssen, für Zusatzvereinbarungen. Der Knackpunkt ist der Arbeitsvertrag - da haben wir Anfragen für die qualifizierte elektronische Signatur. Die E-Signatur ist von unseren Kunden sehr gut aufgenommen worden.”
Zur Lieblingsfunktion der Yousign-Lösung
Es ist von entscheidender Bedeutung, verschiedene Funktionen in einer eSignaturlösung zu haben, die sowohl die Produktivität erhöhen als auch eine hohe Personalisierbarkeit ermöglichen. Eine umfassende eSignaturlösung sollte es ermöglichen, Unterschriftsprozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen, indem sie auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
Zum Beispiel bietet Yousign Funktionen, die es erlauben, Dokumente mit nur wenigen Klicks zu genehmigen, zu versenden und zu unterzeichnen – sowohl persönlich als auch aus der Ferne. Dies erhöht die Effizienz erheblich. Besonders geschätzt wird von HRlab die automatische Erinnerungsfunktion, die die Nachverfolgung automatisiert und so den Abschluss von Dokumentenprozessen beschleunigt.
Weitere wichtige Funktionen umfassen die Integration mit bestehenden Systemen, was die Zusammenarbeit zwischen Teams und externen Stakeholdern erleichtert und die Signaturprozesse effizient gestaltet. Zudem bietet Yousign die Möglichkeit, auf das Unternehmen zugeschnittene Arbeitsabläufe zu erstellen und ein kundenspezifisches Branding zu integrieren. Dies beinhaltet die Anpassung der Einladungen für jeden Unterzeichner durch Nachrichten, Logos und Sprache, um ein reibungsloses Signiererlebnis zu garantieren.
"Wir schätzen vor allem die Reminderfunktion, weil wir uns nicht mehr selbst darum kümmern müssen, Erinnerungen zu schicken, wenn jemand nicht unterschrieben hat."
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