Optimierung des Immobilien-Vertragsmanagements dank e-Signatur
Die Immobilienverwaltung Roth hat das Potenzial für optimierte Arbeitsprozesse dank Digitalisierungsmaßnahmen bereits vor vielen Jahren erkannt und deshalb früh damit angefangen, im Immobilienalltag digitale und automatisierte Lösungen einzusetzen. Dabei wurden nicht nur externe, sondern auch eigens entwickelte Software-Tools verwendet.
Der Grundgedanke war es, flexibel und dezentral von überall aus arbeiten zu können und somit Papierberge und Platz einnehmende Archivsammlungen auf ein striktes Minimum zu reduzieren. Auch zeitraubende Abläufe wie die papierbasierte Erstellung und händische Unterzeichnung von wichtigen Immobilienverträgen, wie z.B. Übergabeprotokollen und Mietverträgen aller Art, sollten mit einer digitalen Lösung verschlankt und damit verbessert werden. Die Einführung eines e-Signaturen-Tools war für die IV Roth somit ein notwendiger Schritt, um die Digitalisierung des Unternehmens weiter voranzutreiben.
@ IV Roth
Yousign überzeugte mit einfacher & intuitiver Bedienung
Bereits zu Beginn der Suche nach einer Lösung für elektronische Unterschriften war klar: Scanner oder PDF-Reader kommen für die Unterzeichnung der Immobilienverträge nicht infrage, da solche Signaturen vor Gericht im Zweifel keine Beweiskraft und Rechtsgültigkeit haben. Im schlimmsten Fall könnte ein:e Mieter:in einfach behaupten, den Mietvertrag nie unterzeichnet zu haben, was für die Immobilienverwaltung Roth kostspielige Konsequenzen haben könnte. Aus diesem Grund kamen für die IV Roth ausschließlich Tools von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern in die engere Auswahl. Darunter befanden sich unter anderem Yousign, Adobe Sign und Docusign. Das Team der IV Roth nutzte die Testphasen der verschiedenen Anbieter und probierte die jeweiligen Plattformen mit ihren Funktionen aus.
« Andere Anbieter sind im Vergleich zu Yousign aus verschiedensten Gründen ausgeschieden: Fehlende DSGVO-Konformität, umständliche Bedienung, zu hohe Preise. Yousign hatte diese Schwachstellen nicht und konnte vor allem mit seiner Nutzerfreundlichkeit überzeugen. »
Unkomplizierte Erstellung digitaler Übergabeprotokolle dank Yousign
Die Immobilienverwaltung Roth nutzt Yousigns Web-App für e-Signaturen zum einen für Protokolle von Wohnungsübergaben. Mitarbeitende der IV Roth treffen sich in dem Fall mit den Mieter:innen in dem entsprechenden Mietobjekt und halten in dem digitalen Übergabeprotokoll fest, in welchem Zustand sich die Wohnung befindet und ob es eventuelle Mängel gibt. Das Dokument inkl. Fotos der Wohnung wird in Yousigns Web-App hochgeladen und dann zur Unterzeichnung an den:die Mieter:in per E-Mail verschickt. Diese:r macht dann die Vor-Ort-Unterzeichnung mit SMS-Code (Fortgeschrittene Elektronische Signatur) und bekommt das unterzeichnete Exemplar dann anschließend direkt per E-Mail zugeschickt.
« Früher habe ich Übergabeprotokolle immer vorher in Papierform im Büro ausgedruckt. Dann bin ich zur Übergabe der Wohnung gefahren, habe vor Ort ggf. noch Ergänzungen mit dem Kugelschreiber gemacht und es dann wieder eingescannt. Das ist natürlich kein optimaler Vorgang, weil es sehr zeitintensiv ist. Unter anderem, weil Übergabeprotokolle häufig viele Seiten mit einigen Fotos enthalten. Mit Yousign ist das wesentlich praktischer, weil ich das Protokoll vor Ort erstellen kann und die Fotos die volle Auflösung haben. Der:die Mieter:in kann zoomen und viel mehr Details erkennen. Man kann also z.B. besser sehen, ob da jetzt ein Sprung im Fensterbrett oder eine Macke im Boden ist. »
@ IV Roth
30 gesparte Arbeitsstunden pro Monat dank QES
Zum anderen wird Yousigns e-Signaturen-Tool bei der Immobilienverwaltung Roth für die Unterzeichnung von Mietverträgen, also Index-, Staffel- und Zeitmietverträgen, genutzt. Diese werden mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), dem höchsten e-Signaturen-Niveau, das das gesetzliche Schriftformerfordernis (siehe § 126 BGB) erfüllt, unterschrieben. Im Gegensatz zu den Übergabeprotokollen muss sich für die Unterzeichnung der Mietverträge nicht persönlich getroffen werden. Die Unterzeichner:innen des Vertrags können sich mithilfe des nutzerfreundlichen AutoIdent-Verfahrens autonom per Video identifizieren und den Vertrag unterschreiben, wann und wo sie möchten. Im Gegensatz zu anderen ID-Verifizierungsverfahren, wie z.B. der VideoIdent-Methode, bei der man sich mit einer externen, geschulten Person per Video identifiziert, gibt es beim AutoIdent-Verfahren keine Sprachbarrieren oder Terminschwierigkeiten, da der Prozess 100 % automatisiert abläuft. Der:die Nutzer:in wählt eigenständig den passenden Zeitpunkt und Ort der Unterzeichnung.
« Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis. Pro Vertrag spart man etwa drei Stunden. Bei zehn Verträgen pro Monat sind das etwa 30 Stunden gesparte Zeit. Man muss nicht mehr extra für die Unterzeichnung der Mietverträge ins Büro fahren. Und auch die Mieter:innen können bequem, jederzeit und von überall aus mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur unterzeichnen. Wir hatten z.B. einmal einen Mieter, der ganze 700 km von Aachen nach München fahren musste, um den Mietvertrag zu unterschreiben. So etwas müssen wir dank der e-Signatur von Yousign keinem Kunden mehr zumuten. »
@ IV Roth
Schnellere Mietvertragsabschlüsse mit Yousign
Die Tatsache, dass die Mietverträge von der IV Roth nun zeit- und ortsunabhängig signiert werden können, hat zur Folge, dass es auch schneller zum Vertragsabschluss kommt. Mieter:innen haben grundsätzlich den Anspruch, nicht irgendeine, sondern DIE perfekte Wohnung zu finden. Da kann es schon einmal passieren, dass Mietende einem:einer Vermieter:in für eine Wohnung zusagen, aber die Unterzeichnung des Vertrags noch bis über das Wochenende hinauszögern möchten - in der Hoffnung, dass sie in der Zwischenzeit eine Zusage für eine noch passendere Wohnung erhalten. Mit der e-Signatur-Software von Yousign kann der Mietvertrag direkt nach der Besichtigung verschickt werden. Wenn dieser von den Mieter:innen über das Wochenende nicht unterzeichnet wird, ist dies bereits ein sicheres Anzeichen dafür, dass sie die Wohnung nicht nehmen werden. In diesem Fall können dann bereits andere Personen, die ebenfalls an dem Mietobjekt interessiert sind, kontaktiert werden.
« Mithilfe von Yousigns Software kann man viel früher absehen, ob Mieter:innen abspringen und den Vertrag doch nicht unterzeichnen werden. Das ist eine deutliche Optimierung und Zeitersparnis, weil man entsprechend auch früher damit anfangen kann, sich mit alternativen Interessent:innen in Verbindung zu setzen. Der Prozess von der Auswahl der Mieter:innen bis zur Unterschrift und damit dem Vertragsabschluss geht mit der e-Signatur somit bedeutend schneller. »
@ IV Roth
Dieses neue Feature könnte eine praktische Ergänzung sein
Das Team von Yousign ist stetig in Kontakt mit seinen Nutzer:innen und erkundigt sich in Interviews regelmäßig nach deren Zufriedenheit. Die IV Roth würde sich beispielsweise in Zukunft über weitere Touch-Optimierungen freuen, hat aber für die Übergangsphase mit der Nutzung von Chromebook nun ein “Workaround” gefunden. Verbesserungsvorschläge dieser Art sind Yousign wichtig, um die Software stetig optimieren zu können.
« Ich habe selbst auch eine eigene Software entwickelt, die webbasiert ist, d.h. ich bin großer Fan von webbasierten Lösungen. Das Bedienkonzept von Yousign hat mir auf Anhieb gut gefallen. Auch der Einsatz von Chromebooks ist natürlich optimal. »
Im Austausch mit der Immobilienverwaltung Roth ist deutlich geworden: Die größten Vorteile des Einsatzes der e-Signatur in dem Unternehmen sind die gewonnene Zeitersparnis, die schnelleren Vertragsabschlüsse sowie zufriedenere Kund:innen. Yousigns Team freut sich über diese erreichten Optimierungen und darüber, dass die IV Roth zu unserem treuen Kundenstamm gehört.
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