Die FLAVIA IT-Management GmbH ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen. Seit dem Jahr 2001 realisieren wir anspruchsvolle IT-Projekte in unserem Entwicklungszentrum in Kassel sowie deutschlandweit bei unseren Kunden vor Ort. Dazu verwenden wir moderne OpenSource-Technologien sowie ein agiles Entwicklungsumfeld. Darüber hinaus entwickeln wir eigener Softwareprodukte (B2B) im Umfeld der Elektromobilität und Energieinfrastruktur. Ferner sind wir zusammen mit namhaften Partnern in der Forschung und Entwicklung aktiv. Schwerpunkte hierbei sind das Internet of Things (IoT) sowie Virtual Reality (VR).
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Der Stellenwert von digitalen Prozessen in einem IT-Unternehmen
Als IT-Unternehmen ist es ein selbstverständliches Bestreben, sämtliches Papieraufkommen auf ein Minimum zu begrenzen. Alle Prozesse und Dokumente, bei denen es möglich ist, werden digitalisiert. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen und Vorgänge aus der Buchhaltung, dem Personalwesen und der Vertragsgestaltung. Yousign ermöglicht dabei die schnelle und digitale Unterzeichnung der unterschiedlichen Dokumente sowie deren Archivierung. Ausnahmen sind lediglich (noch) einige behördliche Unterlagen, die nach wie vor an eine physische Form gebunden sind.
„Wir sind ein Unternehmen, das moderne Software entwickelt und daher genau um die Chancen und Vorteile digitaler Lösungen weiß. Daher gehört es zu unserem Selbstverständnis, Dokumente und Prozesse wo immer möglich zu digitalisieren. Yousign steht uns dabei fest zur Seite – sowohl mit rechtssicheren und DSGVO-konformen e-Signaturen als auch mit beratendem Kundenservice.”
Was war der Grund für die Umstellung auf elektronische Signaturen?
Lange war das sogenannte Schriftformerfordernis für viele Vertragsarten ein vorgeschriebenes Muss. Nachdem es in Deutschland möglich wurde, rechtlich bindende Verträge digital abzuschließen, war das der Anlass, auf eine elektronisches Signatursystem umzusteigen. Dadurch können erhebliche Kosten sowie Ressourcen eingespart werden, durch den minimierten Papierverbrauch lässt sich zudem die Umweltbelastung deutlich reduzieren.
Allerdings kam aufgrund der strengen juristischen Vorgaben sowie der relativ späten Etablierung des digitalen Vertragswesens in Deutschland und den damit verbundenen Anforderungen eine Eigenentwicklung nicht in Frage. Die logische Konsequenz war die Suche nach einem professionellen Dienstleister, der auch für die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen garantieren kann.
DSGVO-Konformität, Rechtskräftigkeit und Kundenservice von Yousign setzte sich durch
Für die FLAVIA IT kam nur ein Anbieter mit Sitz in der Europäischen Union infrage, der dadurch die von der EU vorgegebenen Richtlinien der DSGVO verlässlich einhält. Weiterhin musste die Rechtssicherheit, also die Erfüllung aller juristischen Vorgaben an eine digitale Signatur in Deutschland, durch den Anbieter garantiert werden können. Ein Test unter den verbliebenen Kandidaten offenbarte die weiteren, ausschlaggebenden Vorteile von Yousign: Die Einfachheit der Anwendung, die Möglichkeit zur intuitiven Nutzung der Web-App, der hohe Grad an Usability beziehungsweise Benutzerfreundlichkeit sowie die umfangreichen Funktionen überzeugten alle mit Verträgen betrauten Mitarbeiter der FLAVIA IT. Ein weiterer Pluspunkt von Yousign ist das hervorragende Key-Account-Management. Der professionelle Kundenservice bestach durch schnelle Reaktionen auf Fragen, eine ausführliche Einführung in die Anwendung und freundliches Auftreten, ohne je aufdringlich zu wirken.
„Die Einfachheit und intuitive Anwendung der Web-App – wie es von modernen Lösungen zu erwarten ist – waren, neben der Rechtsgültigkeit und der DSGVO-Konformität, ausschlaggebend bei der Entscheidung für unseren e-Signatur-Anbieter. Yousign überzeugte uns in allen Punkten. Erfreulich war auch unsere Erfahrung mit dem Kundenservice, der stets schnell, freundlich und kundenorientiert agierte.”
Schnell, rechtssicher, ressourcensparend – Die e-Signatur von Yousign im alltäglichen Einsatz
Hauptsächlich wird die e-Signatur im HR-Bereich sowie beim Key-Account-Management von Kunden eingesetzt. Verträge mit angehenden Mitarbeitern sowie Kunden werden dabei am häufigsten elektronisch signiert. Aber auch kleinere Vertragsänderungen sind rasch, rechtskräftig und digital unterschrieben. Vor allem die Schnelligkeit sorgt für eine bessere Kunden- sowie Mitarbeiterbindung: Der Entwurf wird hochgeladen, versendet und kann so innerhalb von wenigen Minuten unterzeichnet werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich Kunde oder angehender Mitarbeiter – beispielsweise während des langen Postwegs – gegen einen Vertragsabschluss entscheiden, wird zusätzlich verringert. Die Rechtssicherheit und schnelle Abwicklung der Verträge geben Vertrauen und ein hohes Level an Convenience beziehungsweise Bequemlichkeit. Zudem ist die Einsparung von Kosten und Ressourcen, wie Papier und vor allem auch Zeit, signifikant.
Berührungsängste insbesondere bei gestandenen Mitarbeitern, die bisher nur papierbasierte Verträge kannten, waren bei der FLAVIA IT erwartungsgemäß nicht zu beobachten. Nach einer kurzen Erläuterung der Anwendungsmöglichkeiten von Yousign zeigten sich Kollegen aller Altersgruppen begeistert von der Schnelligkeit der Umsetzung von Vertragsänderungen wie beispielsweise Gehaltsanpassungen, die taggleich umgesetzt werden konnten.
„Eine schnelle und einfache, weil digitale Unterzeichnung von Verträgen mithilfe von Yousign verbessert die Kunden- und Mitarbeiterbindung enorm. Die Schnelligkeit, mit der Verträge oder Vertragsänderungen rechtssicher vollzogen werden können, bietet ein hohes Maß an Effizienz. Darüber hinaus gibt uns und unseren Kunden die Rechtssicherheit bei Yousign volles Vertrauen.”
Ein Feature, das in Zukunft noch eine praktische Ergänzung wäre
Um die Web-App noch übersichtlicher als bisher zu gestalten, wäre ein ergänzendes Ablagesystem von Vorteil – entweder in Form einer Ordnerablage oder einer Liste.
Diese Erfolgsgeschichte kann auch Ihre werden! Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Sie bei Ihrer digitalen Transformation und der Einführung elektronischer Signaturen unterstützen können.
