Speziell auf dem Gebiet des pharmazeutischen Großhandels und der Realisierung von IT-Lösungen, weiß Axel Binder mit seinem Team intelligente Konzepte anzubieten. Durch eine dynamische und flexible Arbeitsweise, gepaart mit besonderer Einsatzbereitschaft, können sich die betreuten Unternehmen auf ihre Kernkompetenz konzentrieren.
©2021 binder pharma services gmbh
Umstellung auf Yousign und die elektronische Unterschrift
Der Gesundheitsbereich und die Pharmabranche sind vielleicht die am stärksten mit Dokumenten belasteten Geschäftsbereiche überhaupt. Aufgrund der sensiblen Waren herrschen nicht nur strenge Vorgaben bezüglich der Arbeitsabläufe, sondern auch die Protokollierung und Dokumentation dazu muss nachvollziehbar gestaltet sein. Dadurch wird Letztere zu einem wesentlichen Bestandteil des Qualitätsmanagements von pharmazeutischen Produzenten, Lieferanten und Händlern. Klassischerweise führt dies zu prall gefüllten Aktenschränken, um die sich vor Ort im Unternehmen gekümmert werden muss. Diese Papierflut konnte Yousign geschickt und effizient abwickeln.
Mithilfe von Yousign konnte bphs Prozesse, wie die Freigabe von Anweisungen, Schulung von Abläufen oder auch die Protokollierung von Ergebnissen digitalisieren und nachvollziehbar strukturieren.
Bei bphs ist das flexible Arbeiten an unterschiedlichen Orten seit Beginn an Teil der Unternehmensphilosophie. Passend dazu sollte neben dem Bearbeiten, auch die Freigabe von Dokumenten komplett digital und ortsunabhängig stattfinden.
Die anfallenden Dokumente und damit einhergehenden Unterschriften werden elektronisch auf kürzestem Weg, sicher und mit rechtlicher Beweiskraft länderübergreifend bearbeitet, ohne, dass es zu langem Warten, mehrfachen Probedrucken oder gar postalischen Versendungen kommen muss.
« Mit Yousign können wir ganz ohne Papier, schnell und rechtlich anerkannt Dokumente unterzeichnen. Der ganze Prozess des digitalen Signierens ist wie für uns gemacht – unser Team war bereits in der Lage von überall aus zu arbeiten und mit Yousign halten uns zu unterschreibende Dokumente nun nicht mehr davon ab. »
So konnte Yousign gegenüber der Konkurrenz punkten
Yousign ist nicht der einzige Anbieter für elektronische Unterschriften und digitale Dokumentenverwaltung, was also hat bphs davon überzeugt, sich für Yousign zu entscheiden?
Zum einen konnte Yousign mit Innovation punkten - Das Start-Up ruht sich nicht auf einer funktionierenden Anwendung aus, sondern möchte anhand wertvollen Kundenfeedbacks, eine Komplettlösung für jedes Unternehmen stetig weiterentwickeln. Die Kunden können den besten Einblick in die unterschiedlichsten Anwendungsfälle geben und haben die Möglichkeit durch ihr Mitspracherecht die Lösung, die sie tagtäglich nutzen, mitzugestalten.
Zum Anderen konnte sich Yousign mit der Funktionalität der Zwei-Faktor-Authentifizierung von anderen Anbietern abheben. Überzeugt wurde bphs weiterhin durch die Serverstandorte in der EU und die engagierte Betreuung von Anfang an.
« Wir haben uns für Yousign entschieden, da wir gerne mit einem innovativen europäischen Dienstleister zusammenarbeiten wollten. Nicht alle Anbieter verfügen zudem über eine Zwei- Faktor-Authentifizierung, die für uns absolut relevant ist. »
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Die Lieblingsfunktionen der Yousign-Anwendung
Durch die unterschiedlichen Arbeitsabläufe und Besonderheiten in Unternehmen, findet jeder Kunde meist eigene Lieblingsfunktionen in der Yousign-Anwendung. Im Fall von bphs ist es die Yousign-Vorlagenfunktion zur Bearbeitung von Dokumenten im Qualitätsmanagement, wie die Dokumentenfreigabe, Schulungs- oder Retouren-Dokumentationen. Auch Verträge auf internationaler Ebene werden mit Yousign zeitsparend abgearbeitet.
Die generelle Möglichkeit, die Unterschriftenverfahren auf verschiedensten Endgeräten einzusehen, zu überprüfen und zu unterzeichnen gefällt bphs dabei besonders gut.
Die Wirkung in Richtung der Kunden und Partnerunternehmen gehört ebenfalls zu den Punkten, die bphs hervorhebt. Die papierlose Abwicklung wirkt professionell und entspricht der eigenen Arbeitsphilosophie. Der Einsatz von Yousign zeigt, dass man mit der Zeit der Kunden mindestens genauso sparsam und effizient umgehen möchte, wie mit der eigenen.
« Wir haben viele wiederkehrende Arbeitsschritte, bei denen dieselben Formulare unterschrieben werden müssen. Diese haben wir in Vorlagen gespeichert und müssen dann nur noch Kleinigkeiten anpassen. Das spart sehr viel Zeit! »
Was wird bei Yousign die Zukunft bringen?
Durch die stetige Weiterentwicklung der Anwendung, ermöglicht Yousign seinen Kunden und Partnern, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, um nachhaltig wachsen zu können. Im Laufe der Zusammenarbeit hat bphs Wünsche und Vorstellungen geäußert, die bereits in der Umsetzung sind. Dazu gehört, dass es ab der neuen Version möglich sein wird, die einzelnen Unterschriftenverfahren zwischenzuspeichern. Auch die Vorlagen-Funktion wurde weiter ausgereift, sodass der Arbeitsprozess innerhalb der Yousign-Anwendung noch allumfassender wird.
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