Transformation der Rechtsabteilung: Digitale Prozesse im Fokus
Der Stellenwert von digitalen Prozessen in einem Legal Management Tool ist enorm. Sie ermöglichen eine effizientere Verwaltung rechtlicher Dokumente, automatisieren Routineaufgaben und sorgen für eine höhere Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen und minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Digitale Prozesse gewährleisten zudem eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams, was die gesamte Rechtsabteilung agiler und reaktionsschneller macht.
„Wir haben schon länger bei GAIA eine E-Signaturlösung implementiert. Das ist sehr wichtig für unsere Kunden, weil wir sehr viele Verträge über die Plattform erstellen.“
Mit welchen Kriterien konnte Yousign punkten?
Yousign ist nicht der einzige Anbieter digitaler Lösungen für Dokumentenverwaltung und elektronische Signaturen. Dennoch konnte sich Yousign bei GAIA gegen die europäische und transatlantische Konkurrenz behaupten.
Für GAIA kam zunächst nur ein europäischer Anbieter in Frage, der die strengen DSGVO-Richtlinien zuverlässig einhält. Datenschutz ist in der Rechtsbranche von höchster Bedeutung, da hier mit kritischen Dokumenten und sensiblen Daten gearbeitet wird, deren Integrität entscheidend ist. Yousign ist eIDAS-konform, was bedeutet, dass es den Datenschutz an oberste Stelle setzt und im gesamten europäischen Raum rechtskräftig ist. Zudem ist Yousign in der allgemeinen Liste der qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter der Europäischen Kommission registriert. Die Server befinden sich in Europa, um sicherzustellen, dass Kundendaten innerhalb des Kontinents verbleiben und den EU-Standards entsprechen.
„Zum einen war es uns sehr wichtig einen europäischen Player zu finden, weil wir europäische Customer haben, GDPR ein wichtiges Thema ist und es einfach sehr wichtig ist, dass alle Daten in der EU bleiben.”
Für GAIA war es entscheidend, eine E-Signaturlösung zu finden, die sich nahtlos in ihre Plattform integrieren ließ. Ihr Ziel war es, eine durchgängige, benutzerfreundliche End-to-End-Experience für ihre Kunden zu schaffen. Die Flexibilität der Lösung war dabei besonders wichtig, da sie die Möglichkeit haben wollten, die Implementierung individuell anzupassen und für ihre großen Kunden eine maßgeschneiderte Benutzererfahrung zu bieten. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht es GAIA, spezifische Kundenbedürfnisse zu erfüllen und gleichzeitig die Nutzerfreundlichkeit und Effizienz ihrer Plattform zu maximieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Yousign qualifizierte elektronische Signaturen (QES) anbietet. Die QES ist das einzige digitale Äquivalent, das einer handschriftlichen Signatur vollständig rechtlich gleichgestellt ist. Bei der QES wird also grundsätzlich immer davon ausgegangen, dass sie rechtlich gültig ist. In der Rechtsbranche sind qualifizierte elektronische Signaturen besonders für Dokumente wie Verträge, notarielle Urkunden, Prozessakten und andere rechtlich bindende Vereinbarungen erforderlich. Diese Dokumente erfordern höchste Sicherheitsstandards, um ihre Gültigkeit und Integrität zu gewährleisten.
„Wir machen unterschiedliche Verträge und einen Teil davon, da können wir eben die Schriftform, die es sonst braucht, ersetzen, dadurch, dass wir eine qualifizierte elektronische Signatur anbieten. Das ist für einige unserer Kunden sehr wichtig.”
© Yousign
Problemloser Wechsel: Yousigns e-Signatur-Lösung für GAIA
Die Integration der e-Signatur-Lösung von Yousign zeichnet sich vor allem durch ihre Einfachheit aus. Zunächst musste GAIA entscheiden, ob sie von ihrem bisherigen e-Signatur-Anbieter zu Yousign wechseln wollten, doch das Team von Yousign erleichterte ihnen diesen Schritt erheblich. Auch für die Kunden verlief der Wechsel reibungslos und nahtlos, was eine durchgängige und positive Benutzererfahrung sicherstellte.
„Der Integrationsprozess war für uns ziemlich einfach, von A bis Z. Wir konnten zunächst in einem Trial sehr gut ausprobieren, ob das alles für uns funktioniert und im Hintergrund sehr viel vorbereiten.”
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