Rechnungen, Stornorechnungen, Gutschriftrechnungen – in der Buchhaltung fällt einiges an Papieren an. Wer kein Experte in Sachen Buchhaltung ist, verliert da schnell den Überblick. Besonders das Thema Gutschrift kennen viele nicht im Detail und es kommt dadurch zu Verwirrung und Verwechslungen. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen helfen, alle genannten Rechnungstypen auseinanderhalten zu lernen und zu verstehen, was genau eine Gutschriftrechnung eigentlich ist.
Was ist überhaupt eine Rechnung?
Um zu verstehen, was genau eine Gutschrift bzw. Gutschriftrechnung ist, müssen Sie sich zunächst vor Augen halten, was genau eine Rechnung eigentlich ist.
Bei einer Rechnung handelt es sich um ein Dokument, das nach einer Lieferung von Produkten oder im Anschluss an eine erbrachte Dienstleistung ausgestellt wird. Sie fordert den Empfänger zur Zahlung auf. Daher nennt man ausgehende Rechnungen auch „Forderungen“. Eingehende Rechnungen werden im Gegenzug als „Verbindlichkeiten“ bezeichnet.
Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, je nachdem, um welche Geschäftstätigkeit es geht. So gibt es beispielsweise die Stornorechnung, auf die wir später noch eingehen werden.
Lesen Sie hier auch unseren Artikel zum Thema Aufbewahrung von Rechnungen.
So wird eine Gutschriftrechnung definiert
Nun, da da Sie verstanden haben, was eine Rechnung ist, können Sie sich eine Gutschrift einfach als deren Gegenteil vorstellen. Hier stellt der Leistungsempfänger eine Forderung an den Leistungserbringer und sichert ihm gleichzeitig damit eine Bezahlung zu.
Um eine Rechnung und eine Gutschrift auseinander halten zu können, müssen Sie also wissen, wer das Dokument erstellt hat: Leistungsempfänger oder Leistungserbringer.
Gutschriften unterliegen bestimmten formalen Anforderungen, um vom Finanzamt akzeptiert werden zu können. Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei einer Rechnung.
Wichtig zu beachten: Gutschriften dürfen nicht ungefragt ausgestellt werden. Leistungserbringer und -empfänger müssen sich vor der Dienstleistung oder der Lieferung auf das Gutschriftverfahren geeinigt haben.
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift- und Stornorechnung?
Häufig werden Gutschriften mit Stornorechnungen verwechselt oder gleichgesetzt, dabei handelt es sich jedoch um zwei verschiedene Dokumente.
Eine Stornorechnung dient der Korrektur einer Rechnung. In der Regel wird diese erstellt, wenn eine Rechnung mit Fehler in der Rechnungssumme bereits verschickt wurde. Die Erstellung einer Stornorechnung ist Pflicht, Sie dürfen bereits ausgestellte Rechnungen nicht einfach abändern. Die Stornorechnung erhält eine neue Rechnungsnummer und wird im Buchungssystem wie eine neue Rechnung behandelt.
Zu der Verwechslung kommt es auch deshalb, weil Stornorechnungen manchmal auch als „kaufmännische Gutschrift“ bezeichnet werden. Dennoch haben Sie mit der bereits beschriebenen Gutschriftrechnung nichts zu tun, es handelt sich lediglich um eine Verwechslung im allgemeinen Sprachgebrauch. Inzwischen ist diese Bezeichnung gesetzlich daher nicht mehr zulässig.
Gut zu wissen
Eine Gutschriftrechnung hat auch nichts mit einer Bankgutschrift zu tun. Eine Bankgutschrift ist lediglich die Verbuchung eingehender Beträge auf einem Bankkonto.
Was sind die Vorteile einer Gutschrift?
Nun, da Sie verstanden haben, was eine Gutschrift ist und wie sich diese von einer Stornorechnung unterscheidet, stellen Sie sich sicher die Frage nach den Vorteilen einer Gutschriftrechnung.
Gutschriftverfahren sind häufig unkompliziert und zeitsparend für Leistungserbringer. Lassen Sie uns dies an einem Beispiel verdeutlichen:
Sie sind freie Lektorin und arbeiten mit einem Verlagshaus. Dieses beschäftigt neben Ihnen noch viele weitere freie Mitarbeitende und erhält daher viele Rechnungen. Wenn das Verlagshaus jetzt eine Gutschrift für Sie erstellt, muss es nicht mehr ständig zahlreiche Rechnungen prüfen und hat so weitaus weniger Aufwand. Sie als Lektorin haben im Gegenzug weniger Dokumente zu erstellen und dadurch weniger bürokratischen Aufwand.
Die Kontrolle über die Zahlungsvorgänge verlieren Sie dadurch trotzdem nicht. Eine Gutschrift wird erst dann zu einer gültigen Rechnung, wenn Sie dieser nicht widersprechen. Sie behalten also genau wie bei einer Rechnung die volle Kontrolle.
Sie sehen: Das Gutschriftverfahren kann sich vor allem in der Zusammenarbeit mit Freelancern oder bei Provisionsabrechnungen lohnen, da es bequem und zeitsparend ist.
Kann eine Gutschrift eine Rechnung ersetzen?
Wie Sie nach dem vorausgehenden Beispiel verstanden haben sollten, kann eine Gutschrift also durchaus eine Rechnung ersetzen. Sowohl Rechnungen als auch Gutschriften sind steuerrechtlich anerkannte Dokumente.
Neben der Arbeit mit Freelancern lohnt sich das Gutschriftverfahren auch in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern. Haben Sie verschiedene Zulieferer, können Sie durch Gutschriften sicherstellen, dass nur vereinbarte Leistungen abgerechnet werden. So müssen Sie nicht mehr zahlreiche Rechnungen überprüfen.
Sie sehen: Gutschriften sind ein gutes Mittel, um die Kontrolle über erbrachte Leistungen zu bewahren.
So erstellen Sie eine Gutschriftrechnung
Wie erstellt man aber nun eine Gutschriftrechnung? Tatsächlich quasi genauso wie eine Rechnung. Statt „Rechnung“ nennen Sie das Dokument einfach „Gutschrift“.
Allerdings gelten, wie Sie sicher wissen, bei der Erstellung einer Rechnung bestimmte Pflichtangaben. Gleiches gilt demnach auch für eine Gutschrift.
Folgende Angaben sind unerlässlich:
- die ausdrückliche Bezeichnung „Gutschrift“
- Name und Adresse von Ersteller und Empfänger der Gutschrift
- Steuernummer des Ausstellenden
- Datum, an dem die Gutschrift ausgestellt wird
- Gutschriftnummer
- Datum der Leistungserbringung
- Leistungsbetrag
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Besondere Vereinbarungen
Achtung!
Auch bei Gutschriften müssen Sie wie bei einer Rechnung die Umsatzsteuer angeben. Je nach Leistung gilt ein Steuersatz von 7 % oder 19 %!
Allgemein sollten Sie dringend darauf achten, dass Sie bei einer Gutschrift keine Fehler machen. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, kann der Leistungserbringer der Gutschrift widersprechen.
Oft enthalten Gutschriften neben den Pflichtangaben noch eine persönliche Nachricht an den Leistungserbringer, welche die wichtigsten Vereinbarungen kurz zusammenfasst. Eine solche Nachricht kann wie folgt aussehen:
Sehr geehrte Frau Müller, wie vorab vereinbart schreiben wir Ihnen die folgenden Leistungen gut:
[Es folgt eine Auflistung der Leistungen, der Kosten und der Steuerbeträge – wie bei einer Rechnung]
Wir überweisen Ihnen bis zum 30.04.2023 den Gutschriftbetrag.
Häufig gestellte Fragen zu Gutschriftrechnungen
Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rechnung?
Eine Gutschrift können Sie sich als umgekehrte Rechnung vorstellen. Bei einer Gutschrift ist es der Leistungsempfänger, der an den Leistungserbringer eine Rechnung stellt. Insofern kann eine Gutschrift eine klassische Rechnung ersetzen.
Ist eine Gutschrift positiv oder negativ?
Bei einer Gutschriftrechnung erhält der Leistungserbringer die Gutschrift als Einnahme vom Leistungsempfänger. Daher wird eine Gutschrift in der Rechnungsbilanz als positiv ausgewiesen.
Was ist der Vorteil einer Gutschriftrechnung?
Wenn Unternehmen das Gutschriftverfahren wählen, sparen sie sich die Rechnungsprüfung. Auch der Leistungserbringer hat weniger Aufwand, da er keine Rechnung erstellen muss. Gutschriften bedeuten also weniger Aufwand und Zeitersparnis. Das Gutschriftverfahren muss allerdings immer vertraglich vereinbart worden sein.
Ist eine Gutschriftrechnung das gleiche wie eine Rechnungskorrektur?
Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist und korrigiert werden muss, wird eine Stornorechnung erstellt. Diese hat eine neue Rechnungsnummer und wird nach Erstellung wie eine normale Rechnung in die Rechnungsfolge eingefügt. Manchmal spricht man hierbei von einer „kaufmännischen Gutschrift“. Das hat jedoch nichts mit einer eigentlichen Gutschriftrechnung zu tun.
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