Diese positiven Ergebnisse erzielen Sie mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES)

In Zeiten, in denen sich die Geschäftswelt aufgrund neuer Innovationen wie ChatGPT, Roboter-Prozessautomatisierung oder Smart Home stetig und in einem rasanten Tempo wandelt, ist es für Unternehmen unabdingbar geworden, in Bezug auf technologische Entwicklungen auf dem neusten Stand zu bleiben. 

In diesem Kontext erfreuen sich Tools für elektronische Signaturen bei vielen Firmen, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße, großer Beliebtheit. Überall dort, wo Verträge und Dokumente unterschrieben und verwaltet werden müssen, sorgt die elektronische Unterschrift dafür, dass Prozesse verschlankt, Zeit und Kosten gespart sowie Kundenerfahrung und Produktivität verbessert werden. 

Besonders die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES), das höchste und sicherste Niveau unter den drei e-Signatur-Ebenen, bietet in unserer digitalisierten und vernetzten Welt gegenüber der handschriftlichen Unterschrift erhebliche Vorteile. Die QES ist das rechtliche Äquivalent zur händischen Unterschrift und kann jederzeit sowie ortsunabhängig innerhalb weniger Minuten erstellt werden.

Wenn Sie die Gewinne der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift in Ihrer Firma nutzen möchten, bietet Ihnen Yousigns QES eine sichere, flexible und nutzerfreundliche Software-Lösung. In diesem Beitrag befassen wir uns mit den Ergebnissen, die sich aus der Nutzung von Yousigns QES für Ihre internen und externen Prozesse ergeben.

Bevor wir in die Details darüber gehen, welche Vorteile die Verwendung der Qualifizierten Elektronischen Signatur bieten kann, sollten wir zunächst eine wesentliche Frage klären: Was ist eine QES?

Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift ist vor dem Gesetz mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Laut § 126 BGB erfüllt sie damit das deutsche Schriftformerfordernis und eignet sich daher besonders für Dokumente mit rechtlichen Anforderungen, die ein hohes Haftungsrisiko aufweisen.

Eine QES kann zeit- und ortsunabhängig erstellt werden. Dafür benötigen Sie lediglich eine stabile Internetverbindung, ein Smartphone und ein weiteres elektronisches Gerät, wie z.B. einen PC oder Laptop. Bei Yousign wird für die Erstellung einer Qualifizierten Unterschrift das sogenannte AutoIdent-Verfahren genutzt. Dabei führen Unterzeichnende zunächst autonom per Video eine Identitätsprüfung durch und unterschreiben danach Ihr Dokument. Dieser Unterzeichnungsprozess dauert in der Regel nicht länger als 15 Minuten. Wie genau dies funktioniert, erfahren Sie in dem unten stehenden Video:

Die Verwendung der Qualifizierten Elektronischen Signatur sorgt nicht nur dafür, dass Sie mit Ihrem Unternehmen am Puls der Zeit bleiben. Es hat ebenfalls zur Folge, dass Sie Ihr Vertrags- und Dokumentenmanagement nachhaltig vereinfachen, beschleunigen und optimieren. In welchen Bereichen Sie mit der QES vielversprechende Ergebnisse erreichen können, erfahren Sie im Folgenden.

Einer der größten Vorteile ist die hohe Rechtsgültigkeit, die Sie Ihren Unterschriften mit der QES verleihen. Sie wissen bereits, dass eine Qualifizierte e-Signatur denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Eine QES kann also immer dann zum Einsatz kommen und eine Signatur per Hand ersetzen, wenn das Gesetz keine gegenteiligen Vorschriften macht. In unserem Artikel Diese Dokumente erfordern die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) erfahren Sie mehr über die Anwendungsfälle der QES.

Schaut man sich an, wie eine Qualifizierte Elektronische Signatur funktioniert, wird schnell deutlich, dass sie sogar um einiges sicherer ist als eine händische Unterschrift. 

Im Zuge der Erstellung einer QES wird nämlich ein kryptografisches, asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren genutzt. Dabei werden die Signaturdaten so verschlüsselt, dass sie vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt werden und somit die Authentizität sowie Integrität einer elektronischen Unterschrift gewährleisten. Die Signaturdaten werden mit einem geheimen, privaten Schlüssel, in dessen Besitz die unterzeichnende Person ist, verschlüsselt. Mit einem öffentlichen Schlüssel, der für jede Person zugänglich ist, kann die elektronische Unterschrift überprüft werden. Können die Signaturdaten entschlüsselt werden, ist dies der Beweis dafür, dass die Unterschrift tatsächlich von der Person erstellt wurde, die den dazugehörigen privaten Schlüssel besitzt. Lesen Sie zu diesem Thema gerne unseren Artikel Wie sieht eine Qualifizierte Elektronische Signatur aus und wie lässt sich diese prüfen?

Ein weiterer wichtiger Faktor, der dazu beiträgt, dass Yousigns QES eine hohe Rechtssicherheit besitzt, ist die Einhaltung strenger europäischer und deutscher Richtlinien für elektronische Vertrauensdienste und Datenschutz. Yousign ist eIDAS-zertifiziert (eIDAS = electronic IDentification Authentification and trust Services) und DSGVO-konform (Datenschutz-Grundverordnung) und entspricht im Bereich e-Signaturen deshalb allen erforderlichen rechtlichen Anforderungen. Yousigns QES ist damit in Deutschland und ganz Europa rechtlich anerkannt und bindend. Sie steht auf der European Trusted List (EUTL), in der alle Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider = TSP) gelistet sind, die für Ihre jeweiligen Serviceleistungen ein Zertifikat erhalten haben. 

Hinzu kommt, dass bei jeder gesetzten Einfach und Fortgeschrittenen e-Signatur grundsätzlich eine sogenannte Nachweisdatei erstellt wird, in der die wichtigsten Informationen zum Unterzeichnungsprozess aufgezeichnet werden: Namen der Unterzeichenden, IP-Adressen, Zeitstempel etc. Dies dient vor Gericht als zusätzliches Beweismittel dafür, dass eine Person ein Dokument tatsächlich signiert hat.
Bei der Qualifizierten Elektronischen Signatur funktioniert dies anders. Es gilt die Beweisumkehr: In diesem Szenario muss nicht bewiesen werden, DASS jemand unterschrieben hat, sondern dass eine Person NICHT unterzeichnet hat. Das bedeutet, dass bewiesen werden muss, dass eine Person NICHT unterzeichnet hat. Sofern unser Partner Swisscom ITSF, mit dem Yousign beim Thema Qualifizierter Elektronischer Signatur zusammenarbeitet, nicht beweist, dass ihn kein Verschulden trifft, haftet er Ihnen gegenüber unbeschränkt für Schäden, die Sie erleiden, weil Swisscom ITSF den Pflichten aus der eIDAS-Verordnung schuldhaft nicht nachgekommen ist. Sie können sich dies wie eine Art Versicherungsprämie vorstellen, die in dem Preis einer QES enthalten ist.

Neben der Tatsache, dass Ihnen die Nutzung der QES im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift eine sehr viel höhere Rechtssicherheit und Compliance bietet, erreichen Sie mit der Qualifizierten e-Signatur außerdem eine Effizienzsteigerung.

Mit der Qualifizierten Unterschrift gehören ewiges Drucken, Scannen oder postalisches Versenden der Vergangenheit an. Dank des AutoIdent-Verfahrens dauert die ID-Verifizierung nur wenige Minuten und kann jederzeit und an jedem Ort der Welt durchgeführt werden. Hat man sich einmal mithilfe des AutoIdent-Verfahrens identifiziert, ist es bei den Signaturen in den darauffolgenden zwei Jahren nicht erforderlich, den Identifizierungsprozess noch einmal zu wiederholen. Man bestätigt seine Identität in dem Fall lediglich mit einem SMS-Einmalpasswort.

Ein weiterer Pluspunkt der Qualifizierten Elektronischen Signatur ist die Kostenersparnis, die damit erzielt werden kann. Dadurch, dass keine Geldbeträge mehr für Papier, Scanner, Druckertinte, Porto und papierbasierte Archivierung anfallen, kann bei der Unterzeichnung von Verträgen eine Menge Kosten gespart werden.

Durch optimierte Prozesse dank der Qualifizierten Elektronischen Signatur sparen Sie obendrein viel Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter:innen vorher für Verwaltungsaufgaben aufgewendet haben.

Dies bestätigt die aktuelle Total Economic Impact (TEI)-Studie von Forrester Research. Laut dieser verzeichnen Unternehmen, die eine e-Signatur-Software einsetzen, erhebliche finanzielle Umsätze. Die Firmen erzielten über drei Jahre hinweg einen Return-On-Investment (ROI) von 420 % und sparten pro Dokument durchschnittlich 6 US-Dollar.

Ein zufriedener Kunde ist ein Kunde, der bleibt. Deshalb ist es für Sie als Unternehmen von essenzieller Bedeutung, dafür zu sorgen, dass Ihr Kunde eine optimale und reibungslose Kundenerfahrung hat. 

Da Einfachheit und Nutzerfreundlichkeit bei Yousign an erster Stelle steht, wurde der Erstellungsprozess einer QES so unkompliziert, automatisiert und autonom wie möglich gestaltet. Die Integration der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift in Ihre bestehenden Prozesse schafft für Ihren Kunden zusätzlichen Mehrwert und ist deshalb ein weiterer Grund dafür, weshalb sich die Bindung Ihres Kunden an Ihr Unternehmen verstärkt. So minimieren Sie die Gefahr, diesen an die Konkurrenz zu verlieren.

Der Verzicht auf Papier, Drucker, Scanner und lange Sendungs- und Transportwege führt dank der Nutzung der QES dazu, dass sich die CO₂-Bilanz Ihres Unternehmens verbessert. Kund:innen wird es heutzutage immer wichtiger, dass Firmen nachhaltig und umweltbewusst agieren und ihren ökologischen Fußabdruck auf ein Minimum zu reduzieren. Die Verwendung der Qualifizierten e-Signatur kann Sie bei diesem Thema weiter voranbringen.

Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift verhilft Ihnen zur rechtssicheren Digitalisierung Ihrer Verträge und Dokumente: Sie erhöhen die Rechtsgültigkeit Ihrer Unterschriften, optimieren Ihre Unterzeichnungsprozesse, verbessern Kundenerfahrung und Produktivität und sparen ganz nebenbei auch noch Zeit und Kosten. Verpassen Sie in Puncto Digitalisierung nicht den Anschluss und steigen Sie schon heute auf die Qualifizierte Elektronische Signatur um. Kontaktieren Sie jetzt unsere e-Signatur-Expert:innen. 👇🏼