Pourquoi se mettre à la dématérialisation de vos documents?

La réduction du nombre de déchets pour les particuliers comme pour les entreprises n’est pas juste un style de vie ou une mode passagère. Il s’agit d’un réel investissement pour une société plus propre, moins polluante et celui-ci passe par la dématérialisation des documents au format papier. Afin de réduire cette empreinte écologique et de devenir socialement responsable, le challenge zéro papiers est né il y a quelques années chez les entreprises désireuses de contribuer à ce mouvement.

La dématérialisation des documents en entreprise

Le “Zéro Papiers” est une tendance qu’adoptent de plus en plus d’entreprises et qui consiste à réduire le plus possible l’utilisation du papier au sein de celles-ci.
Fruit de la dématérialisation, ce concept constitue un véritable enjeu économique et écologique pour ces sociétés, de par la réduction du nombre de déchets, des frais liés aux impressions et à l’acheminement et l’archivage des documents. Ces réductions vont permettre de fluidifier et sécuriser les processus administratifs tout en permettant un gain de temps non négligeable favorisant la productivité et la performance.

En France, cette dématérialisation a commencée il y a une vingtaine d’années à l’initiative des services du ministère des Finances au lendemain de grandes grèves. Ces services ont voulu optimiser les échanges de données avec les entreprises qui, elles, utilisaient déjà le système informatique et notamment les disquettes. On parle alors d’Échanges de Données Informatisées (EDI) entre l’administration fiscale et les entreprises.

Ce sigle va être amené à évoluer avec l’émergence d’internet, permettant aux entreprises volontaires de remplir directement leur formulaires fiscaux et sociaux en ligne. En d’autres termes, les entreprises peuvent désormais faire leurs déclarations obligatoires et s’acquitter de leurs obligations financières en ligne. On parle alors du système EFI ou d’Échanges de Formulaires Informatisés.

Voici comment aujourd’hui, la majorité des entreprises font leurs déclarations en ligne réalisant ainsi des gains de productivité tout en diminuant les risques d’erreurs et les coûts liés au traitement manuel de ces requêtes.

Cette dématérialisation des processus fiscaux, forte des avantages qu’elle procure, a suscitée de nombreuses initiatives de la part des entreprises. Notamment celle d’étendre cette transition du format papier au format numérique à l’ensemble des procédures administratives internes et/ou externes.

La dématérialisation encouragée par la loi

Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil:

“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”

En d’autres termes, la loi française, par transposition de la directive communautaire 1999/93/CE, permet désormais aux entreprises de numériser les documents papiers. Il est donc désormais possible de créer des copies numériques des originaux manuscrits. Il est donc possible pour qui le veut, de numériser l’ensemble des documents manuscrits tels que les contrats, factures, bulletins et autres, et de les archiver de manière électronique.
Naturellement, la question qui va se poser est la suivante : Comment mettre en place cette stratégie Zéro Papiers, par où commencer ?

Comment engager cette dématérialisation des documents?

Numériser l’ensemble des documents manuscrits pouvant l’être sera le point de départ de cette stratégie. La seconde étape est de mettre en place une Gestion Électronique des Documents ou GED afin de permettre aux différents acteurs de retrouver tel ou tel document si cela s’avère nécessaire.

Cette gestion électronique des documents devra donc s’accompagner d’un Système d’Archivage Électronique ou SAE des documents. En ce qui concerne les documents nécessitant une signature, la signature électronique ou SE se positionne comme la solution en la matière. Elle vous permettra d’inviter des personnes à signer des documents en ligne et ce de manière sécurisée, avec une valeur juridique certaine associée aux documents signés.

Pour ce faire, il est vivement conseillé d’utiliser des moyens électroniques tels que des logiciels et/ou matériels ou de recourir à un tier archiveur pour effectuer l’ensemble des opérations liées à ces documents à savoir l’acquisition, la numérisation, la validation, l’archivage, le classement, etc.

Le caractère automatisé de cette gestion rend les documents, leur gestion, leur exploitation plus fiables et permet aux utilisateurs de consacrer leur temps à d’autres tâches, plus productives. Ces processus automatisés réduisent également fortement les risques d’oublis et d’erreurs liés au facteur humain.

La dématérialisation: Un enjeu économique gargantuesque

Les avantages de cette dématérialisation des documents sont nombreux. Dans un premier temps, d’un point de vue économique, imaginez que tous les frais liés à l’impression des documents seront supprimés. Cela comprend bien évidemment les nombreuses ramettes de papier utilisées chaque mois pour l’impression de ces documents mais également les cartouches d’encres et les imprimantes. Les imprimantes sont souvent très coûteuses et nécessitent un entretien régulier pour éviter les pannes, dysfonctionnements, etc.

Les frais liés à l’envoi et à l’acheminement des documents vont également disparaître grâce à l’envoi sous forme numérique via e-mail ou messagerie instantanée.

Ensuite, toujours dans cette logique de dématérialisation, l’archivage sera une nouvelle grande source d’économies. L’archivage des documents papiers est une perte de temps et de productivité compte tenu de l’organisation qu’il demande. Le stockage des documents regroupe l’ensemble des opérations liées au stockage, à la gestion, au tri, à l’entretien. Cela nécessite également de la place, donc un ou plusieurs emplacements dédiés au stockage de ces documents physiques, mais aussi des emplacements pour les machines et les stocks de papiers qui s’avèrent encombrants et coûteux. Afin de chiffrer ces économies liées à l’archivage, des études ont démontré qu’en moyenne, une entreprise consacre entre 5% et 15% de son chiffre d’affaire à cette tâche !

Si l’on ajoute à cela le temps dédié par les salariés à la recherche de documents, qui peuvent parfois par erreur, être archivés dans un mauvais dossier ou altérés par le temps ou divers facteurs, la marge d’économie à réaliser est énorme.

Cette transition digitale est également synonyme de rapidité. En effet, lorsque l’envoi postal d’un document nécessite un ou plusieurs jours de l’envoi à la réception, l’envoi numérique est instantané. Cette instantanéité permet à la fois de gagner du temps dans les processus mais aussi de gagner en réactivité.

La dématérialisation: Une prise de conscience pour l’écologie

L’avantage autre qu’économique est bien sûr écologique. Une prise de conscience planétaire est en train d’émerger quant à l’écologie et la sauvegarde de notre planète et de ses ressources. Le papier et tous ses usages sont incontestablement néfastes pour le développement durable de notre Planète bleue, de par toutes les ressources et transformations qu’il nécessite.

Afin d’éclairer cette réflexion, il est nécessaire d’illustrer ces propos par des données chiffrées:

  • Un salarié utilise en moyenne 70kg de papier par an.
  • Une tonne de papier équivaut à la déforestation de 17 arbres, la consommation de 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et à la production de 3 mètres cubes de déchets.
  • Les entreprises françaises, à elles seules, usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année.

Ces données sont alarmantes et doivent susciter l’intérêt de toutes les entreprises. On peut d’ailleurs même supposer que d’ici quelques années, diverses réglementations nationales et internationales verront le jour, pénalisant la consommation de papier sur le même principe que les malus écologiques de l’automobile.

Forte de ces avantages, la dématérialisation ou le Zéro Papiers, constitue aujourd’hui et plus que jamais, une démarche qui devra être entreprise par toutes les sociétés pour lutter contre le gaspillage à la fois de temps et de ressources. Certaines solutions sont des points d’entrée dans cette démarche comme la mise en place d’une GED, d’un SEA et/ou de la signature électronique. Trois aspects de la transition numérique qui présentent des avantages tant économiques qu’écologiques.

Sources des données chiffrées :
Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie
Planetoscope

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